Dzień dobry,

wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia się nie tylko sposób wystawiania faktur, ale też organizacja pracy na dokumentach kosztowych – szczególnie w firmach, które mają więcej niż jeden oddział, dział lub centrum kosztowe.

Jednym z niedocenianych, a bardzo praktycznych elementów e-faktury jest IDWew – identyfikator wewnętrzny jednostki (pole 3 faktury ustrukturyzowanej).

Czym jest IDWew w praktyce?

IDWew to pole, które pozwala oznaczyć fakturę nie nowym NIP-em, ale wewnętrznym identyfikatorem – np. oddziału, działu, projektu lub konkretnej jednostki organizacyjnej w firmie.

Nie jest obowiązkowe, ale dobrze zaprojektowane potrafi bardzo ułatwić życie.

Dlaczego to ważne przy wielu oddziałach?

W modelu „bez IDWew”:

• wszystkie faktury kosztowe wpadają do jednego worka,
• podział na oddziały odbywa się ręcznie,
• łatwo o pomyłki i opóźnienia,
• rośnie liczba korekt i pytań „czyja to faktura”.

Zastosowanie IDWew pozwala:

• automatycznie przypisać fakturę do konkretnego oddziału lub działu,
• usprawnić dekretację i kontrolę kosztów,
• ograniczyć dostęp tylko do „swoich” faktur,
• przygotować firmę pod dalszą automatyzację (ERP, obieg dokumentów, raporty).

Przykład z życia

Firma ma:

• centralę,
• dwa oddziały terenowe,
• wspólne zakupy (media, leasing, IT).

Dzięki IDWew:

• faktura za prąd trafia od razu do właściwego oddziału,
• koszty IT można przypisać do centrali,
• księgowość nie musi ręcznie „rozszyfrowywać”, kto jest odbiorcą kosztu.

Ważne: to nie dzieje się samo

IDWew trzeba zaprojektować:

• ustalić strukturę identyfikatorów,
• spiąć je z rzeczywistą organizacją firmy,
• dopasować do systemu księgowego i KSeF,
• zadbać o spójność w czasie.

To element architektury uprawnień i obiegu dokumentów, a nie tylko „kolejne pole na fakturze”.

Jeśli Twoja firma ma więcej niż jeden oddział lub planuje uporządkować koszty po wdrożeniu KSeF – warto pomyśleć o IDWew już teraz.

Poniżej znajduje się link do ankiety, dzięk której można sprawdzić nasze rekomendacje, odpowiadając na kilka pytań.

​

​KSeF – czy identyfikator wewnętrzny (IDWew) ma sens w naszej firmie? – Wypełnij formularz​
​

Zainteresowanych tym rozwiązaniem zapraszamy do kontaktu z Biurem.

​

​