Krzysztof ParaSzanowni Państwo,
W związku z funkcjonowaniem KSeF przypominamy o szczególnych zasadach wystawiania faktur dla:
• jednostek samorządu terytorialnego (JST)
• jednostek budżetowych
• firm wielooddziałowych
• podmiotów należących do grup VAT
W ostatnim czasie otrzymujemy również oficjalne pisma od jednostek organizacyjnych JST, które precyzyjnie wskazują, w jaki sposób kontrahenci powinni konfigurować dane w strukturze KSeF.
Nieprawidłowe wypełnienie struktury XML skutkuje koniecznością korekt, a w skrajnych przypadkach – odrzuceniem faktury.
Obowiązek oznaczenia JST i grupy VAT
Każdy podatnik wystawiający fakturę w KSeF ma obowiązek wskazania, czy faktura:
• dotyczy jednostki samorządu terytorialnego
• dotyczy członka grupy VAT
W systemie (np. Comarch ERP Optima) odpowiednie oznaczenia znajdują się w formularzu faktury po stronie Nabywcy. Zaznaczenie właściwego checkboxa powoduje prawidłowe ustawienie znaczników w pliku XML.
Jak prawidłowo wystawić fakturę dla JST?
Po centralizacji VAT w 2016 r.:
• nabywcą do celów VAT jest JST (np. Gmina)
• odbiorcą może być jednostka podległa (np. szkoła, jednostka budżetowa, ośrodek sportu)
WAŻNE
Faktura powinna być wystawiona na JST jako nabywcę, z dodatkowym wskazaniem jednostki podrzędnej jako odbiorcy.
W strukturze KSeF oznacza to:
• Podmiot1 – sprzedawca
• Podmiot2 – JST (z jej NIP nadanym do VAT) oraz wartością „1” w polu znacznikowym „JST”
• Podmiot3 – jednostka podrzędna (z jej nazwą, adresem i NIP) oraz z rolą „8 – JST odbiorca”
W praktyce – jak wynika również z otrzymanych wytycznych jednostek samorządowych – należy:
- Wskazać JST jako nabywcę (NIP JST).
- Oznaczyć, że faktura dotyczy JST – TAK.
- Oznaczyć, że nie dotyczy grupy VAT – NIE (jeżeli nie ma zastosowania).
- W części „Podmiot inny / Podmiot inny 1” wybrać rolę „JST – odbiorca” i wpisać dane jednostki organizacyjnej wraz z jej NIP.
Dopiero tak wystawiona faktura będzie poprawna zarówno formalnie, jak i technicznie w strukturze XML.
Alternatywa – identyfikator wewnętrzny (IDWew)
JST może korzystać z modelu opartego na identyfikatorze wewnętrznym IDWew.
Identyfikator wewnętrzny składa się z NIP JST oraz dodatkowego ciągu znaków, np.: 1111111111-33334
W takim przypadku zamiast NIP jednostki podrzędnej w Podmiot3 wskazuje się jej IDWew (opcja „NIP-wewn.ID”).
Faktury dla firm wielooddziałowych
Analogiczny problem dotyczy firm posiadających wiele oddziałów:
• nabywcą jest centrala (jeden NIP)
• odbiorcą jest konkretny oddział
Również tutaj konieczne jest prawidłowe rozdzielenie danych w strukturze XML oraz właściwe uzupełnienie elementów Podmiot1, Podmiot2 i Podmiot3.
Dlaczego to tak ważne?
KSeF nie analizuje „wydruku” faktury, lecz dane w strukturze XML.
Jeżeli kartoteka kontrahenta nie jest odpowiednio przekonfigurowana, dane mogą zostać wysłane niepoprawnie, co powoduje:
• błędy w dostępie do faktury po stronie JST
• problemy księgowe w jednostce podrzędnej
• konieczność korekt
Rekomendacja Biura
Prosimy Klientów, którzy:
• wystawiają faktury dla JST lub jednostek budżetowych
• współpracują z firmami wielooddziałowymi
• działają w ramach grup VAT
o kontakt z Biurem w celu weryfikacji konfiguracji kartotek kontrahentów.
W wielu przypadkach konieczne jest techniczne „przekonfigurowanie” danych, aby w pliku XML zostały wysłane właściwe informacje dotyczące Podmiot1, Podmiot2 i Podmiot3 oraz odpowiednie znaczniki JST / grupa VAT.
Im wcześniej uporządkujemy ustawienia, tym mniej problemów pojawi się po pełnym wejściu obowiązku KSeF, gdy liczba dokumentów znacząco wzrośnie.
W razie wątpliwości przeanalizujemy z Państwem konkretną sytuację i pomożemy ustawić system prawidłowo.
