Szanowni Państwo,

W ostatnich tygodniach Ministerstwo Finansów rozesłało do podatników wiadomość dotyczącą KSeF, w której znalazła się m.in. sugestia:
„Skontaktuj się ze swoim księgowym lub biurem rachunkowym.”​
Źródło: komunikat KAS

Ten przekaz spowodował duże nieporozumienia. Wielu podatników błędnie uznało, że to biuro rachunkowe przejmie odpowiedzialność za wdrożenie KSeF oraz przygotowanie systemów po stronie firmy.

Tymczasem – co bardzo jasno podkreśla Stowarzyszenie Księgowych w Polsce w piśmie skierowanym do Ministra Finansów – odpowiedzialność wygląda inaczej:

„Podatnicy, a nie księgowi i biura rachunkowe, są odpowiedzialni za wdrożenie i funkcjonowanie KSeF.”
(SKwP, pismo z 1.12.2025 r. )

❗ Dlaczego to ważne? Kogo dotyczą zmiany?

Od 1 lutego 2026 r. (duże firmy) oraz 1 kwietnia 2026 r. (wszyscy pozostali) zacznie obowiązywać obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w KSeF.
Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich już od 1 lutego 2026 r.​
​ Źródło: komunikat KAS

To oznacza, że firmy, które nie przygotują się technicznie, organizacyjnie i procesowo, mogą:

• ❌ nie być w stanie wystawić faktury,
• ❌ mieć przerwy w sprzedaży,
• ❌ blokować płatności,
• ❌ otrzymywać faktury, których nie są w stanie odebrać,
• ❌ ponosić kary lub negatywne skutki podatkowe,
• ❌ paraliżować współpracę z kontrahentami.

⚠️ SKwP wskazuje dodatkowe zagrożenia

Stowarzyszenie podkreśla problemy, które mogą utrudnić płynne wejście w KSeF:

• nadal brak jest kluczowych rozporządzeń wykonawczych,
• nie można w pełni przetestować systemów,
• wielu podatników błędnie uważa, że KSeF „ich nie dotyczy”,
• firmy informatyczne nie otrzymały ostatecznych specyfikacji, więc niektóre narzędzia mogą nie działać poprawnie na starcie.

To oznacza, że ostatnie tygodnie przed wejściem systemu mogą być trudne dla tych firm, które nie zaplanowały przygotowania odpowiednio wcześniej.

📌 WAŻNE: Biuro nie może przejąć wdrożenia KSeF za klienta

Jako biuro rachunkowe:

• prowadzimy bieżącą obsługę księgową,
• odpowiadamy za prawidłowość rozliczeń,
• wspieramy Państwa w interpretacji przepisów i szkoleniach.

Nie jesteśmy natomiast w stanie:

• ❌ instalować oprogramowania w Państwa firmach,
• ❌ przygotowywać integracji z systemami sprzedaży, magazynami, POS, bankowością,
• ❌ przejąć pełnego wdrożenia procesów wewnętrznych klienta,
• ❌ odpowiadać za błędy lub awarie systemów KAS.

To właśnie dlatego SKwP wystąpiło do Ministra Finansów o korektę przekazu, aby nie przerzucać odpowiedzialności na księgowych.

📣 Dlaczego piszemy do Państwa kolejny raz?

Dwa miesiące temu rozpoczęliśmy cykl newsletterów, aby:

• uświadomić skalę nadchodzącej zmiany,
• zachęcić do pilnego kontaktu,
• pomóc wybrać oprogramowanie,
• przygotować procesy uwierzytelniania i integracji.

Niestety, odzew był mniejszy, niż zakładaliśmy.
Zbliżamy się jednak do momentu, w którym zwłoka może powodować poważne konsekwencje dla działalności Państwa firm.

🔧 Jak możemy Państwu pomóc?

Biuro oferuje:

• konsultacje dotyczące wyboru oprogramowania i modeli pracy w KSeF,
• wsparcie przy konfiguracji uprawnień w KSeF,
• weryfikację poprawności procesów księgowych po wdrożeniu KSeF,

Natomiast kluczowe wdrożenie systemów sprzedażowych i procesów operacyjnych musi zostać przeprowadzone po stronie podatnika.

🚀 Co zrobić TERAZ? (lista do natychmiastowego wdrożenia)

1. Skontaktować się z dostawcą programu sprzedażowo-magazynowego.
2. Zweryfikować, czy aktualne systemy obsługują KSeF.
3. Przygotować schematy uprawnień dla osób wystawiających i odbierających faktury.
4. Ustalić proces odbierania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r.
5. Umówić konsultację z naszym Biurem – aby omówić niezbędne kroki.

📞 Zachęcamy do kontaktu – im wcześniej, tym lepiej

Chcemy, aby każde przedsiębiorstwo, które obsługujemy, przeszło przez obowiązkowe KSeF bez przestojów i ryzyka.
Wymaga to jednak działania po Państwa stronie już teraz.

Prosimy o potraktowanie tego newslettera jako ostatniego sygnału ostrzegawczego przed wdrożeniem KSeF.