Wprowadzenie KSeF nie zwalnia z weryfikacji faktur.

Szanowni Państwo,

To już drugi newsletter poświęcony przygotowaniom do obowiązkowego KSeF.
W poprzednim piśmie zwracaliśmy uwagę, że wdrożenie KSeF jest obowiązkiem podatnika, a nie biura rachunkowego.
Niestety dotychczasowy odzew klientów pozostaje niewielki, a czasu jest coraz mniej.

1. KSeF nie sprawdza, czy faktura jest prawidłowa – tylko czy jest poprawna technicznie

System weryfikuje wyłącznie zgodność faktury z wymogami struktury logicznej.
​Odpowiedzialność za prawidłowość merytoryczną faktury nadal spoczywa na podatniku.

KSeF nie analizuje, czy:

• transakcja faktycznie miała miejsce,
• zakup odpowiada dostawie,
• wydatek jest kosztem podatkowym,
• dokument nie budzi ryzyka podatkowego.

Pełny tekst analizy PIT.pl dostępny jest tutaj:
👉 https://www.pit.pl/aktualnosci/ksef-dlaczego-weryfikacja-faktur-kosztowych-bedzie-kluczowa-1011953​

2. Klienci biur rachunkowych – obowiązek weryfikacji faktur pozostaje bez zmian

KSeF nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku sprawdzania:

• czy faktura zgadza się ze stanem faktycznym,
• czy zakup został wykonany,
• czy treść dokumentu jest prawidłowa,
• czy wydatek nie budzi wątpliwości podatkowych.

System jedynie porządkuje obieg dokumentów, ale nie zastępuje wiedzy przedsiębiorcy ani zdrowego rozsądku.

3. Dla biur rachunkowych – nowa cyfryzacja, ale te same stare ryzyka

Biura rachunkowe nadal ponoszą odpowiedzialność za:

• klasyfikację zdarzeń gospodarczych,
• weryfikację merytoryczną faktur,
• ocenę ryzyka podatkowego.

Automatyzacja nie eliminuje odpowiedzialności – przenosi ją na wcześniejszy etap.

4. Więcej danych dla fiskusa, mniej tolerancji na błędy

Dzięki KSeF administracja skarbowa:

• ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym,
• szybciej wyłapuje niezgodności,
• może od razu analizować koszty „wrażliwe” lub sporne.

To oznacza, że dokumentacja i uzasadnienia biznesowe muszą być przygotowane już na etapie księgowania, a nie dopiero podczas kontroli.

5. UWAGA: Kluczowe zadanie techniczne – wygenerowanie tokenów KSeF

Aby od 2026 r. możliwe było:

• wystawianie faktur,
• odbieranie faktur kosztowych,
• integracja programu sprzedażowego z KSeF,

każda firma musi wygenerować tokeny autoryzacyjne.

🔴 Bez tokenów nie będzie można wystawić faktury w 2026 roku.​
Grozi to wstrzymaniem sprzedaży i paraliżem działalności.

6. Co należy zrobić natychmiast?

1. Sprawdzić, czy program sprzedażowy obsługuje KSeF.
2. Ustalić schemat logowania i nadawania uprawnień.
3. Wygenerować tokeny autoryzacyjne w KSeF.
4. Ustalić wewnętrzne procedury weryfikacji faktur.
5. Skontaktować się z Biurem w sprawie konsultacji.

7. Rola Biura – wsparcie tak, przejęcie wdrożenia nie

Biuro:

• ✔ wesprze w interpretacji przepisów,
• ✔ wskaże procedury,
• ✔ pomoże skonfigurować uprawnienia,

ale nie może:

• ❌ wdrażać systemów klientów,
• ❌ odbierać odpowiedzialności podatnika za prawidłowość faktur,
• ❌ przejąć procesów operacyjnych firmy.

Podsumowanie

KSeF ulepsza obieg dokumentów, ale nie zastępuje odpowiedzialności przedsiębiorcy.
Najważniejsze ryzyka pojawią się u tych, którzy nie przygotują się na czas.

Zachęcamy do pilnego podjęcia działań — to ostatnie miesiące przed obowiązkowym wejściem KSeF.