Szanowni Państwo,

Wprowadzenie KSeF to duża zmiana, ale nie musi budzić niepokoju.
Wiemy, że w ostatnich tygodniach narosło wiele wątpliwości i obaw.
Dlatego przygotowaliśmy dla Państwa przejrzysty, praktyczny plan działania, który pozwoli krok po kroku wdrożyć KSeF bez stresu i bez chaosu.

Jesteśmy z Państwem na każdym etapie – i naprawdę razem damy radę.

1. Co zmieni KSeF? – najważniejsze w 3 zdaniach

KSeF wprowadza nowy sposób wystawiania i odbierania faktur:
✔ faktury papierowe i PDF zostaną zastąpione plikami XML,
✔ dokumenty będą przechowywane przez 10 lat na serwerach Ministerstwa Finansów,
✔ znikają noty korygujące i duplikaty faktur (bo wszystko będzie dostępne online).

Brzmi poważnie, ale po wdrożeniu – znacznie uprości codzienną pracę.

2. Kto musi korzystać z KSeF?

Najprościej: prawie każdy przedsiębiorca, ale z kilkoma wyjątkami.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF mają:

1. Podatnicy, którzy wystawiają faktury o wartości powyżej 10 000 zł miesięcznie.

2. Podatnicy, którzy wystawiają więcej mniejszych faktur, ale w sumie przekroczą 10 000 zł.

3. Każdy podatnik VAT — od 1 lutego 2026 r. wszystkie faktury kosztowe będą odbierane tylko przez KSeF.

Może NIE musieć korzystać z KSeF ktoś, kto:

· w ogóle nie wystawia faktur,

· wystawia faktury na kasie fiskalnej (do końca 2026 r.).

Ale uwaga:
✔ nawet jeśli nie wystawia, to i tak musi odbierać faktury z KSeF, jeśli jest VAT-owcem.

3. Od czego zacząć? (bardzo proste kroki)

Krok 1. Zalogować się do KSeF przez stronę MCU

👉https://mcu.mf.gov.pl/web/login​

Jest to najważniejsza czynność na dziś — sprawdzenie, czy wszystko działa i czy widoczne są uprawnienia.

· osoby prowadzące JDG mają już pełne uprawnienia — wystarczy zalogować się Profilem Zaufanym lub podpisem,

· spółki muszą złożyć do urzędu druk ZAW-FA, aby wskazać administratora.

Krok 2. Sprawdzić uprawnienia

Po zalogowaniu warto upewnić się:

· kto ma dostęp,

· czy są nadane uprawnienia,

· czy potrzebne jest pełnomocnictwo.

Krok 3. Powiadomić Biuro o sukcesie 😊

Dalsze kroki ustalimy wspólnie.

4. Wsparcie Biura – jakie warianty przygotowujemy?

Biuro pracuje nad kilkoma rozwiązaniami, aby każdy klient mógł wybrać najwygodniejszy wariant:

✔ Integracja programu sprzedażowo-magazynowego z Optimą

✔ Udostępnienie aplikacji internetowej do wystawiania faktur i pobierania dokumentów z KSeF

✔ Rekomendacje oprogramowania najlepiej współpracującego z naszym działem księgowości

Naszym celem jest to, aby przejście na KSeF było dla Państwa możliwie bezstresowe i jak najmniej czasochłonne.

5. Token – mały element, wielkie znaczenie

Jeśli korzystają Państwo z oprogramowania do wystawiania lub pobierania faktur, konieczne będzie wygenerowanie tokenu KSeF.

Token to „klucz”, który:

· umożliwia wystawianie faktur,

· pozwala pobierać faktury kosztowe,

· umożliwia programowi sprzedażowemu połączenie z KSeF.

Token generuje podatnik i jest niezbędny najpóźniej do końca stycznia 2026 r.

6. Jakie mogą pojawić się problemy? (nic strasznego – wszystko da się opanować)

1) Opisywanie faktur kosztowych

Faktury będą elektroniczne → trzeba je opisać:

· wydrukować i opisać,
lub

· opisać w aplikacji udostępnionej przez Biuro.

2) Weryfikacja „czy to na pewno moja faktura?”

Możliwe są pomyłki, szczególnie:

· przy firmach posiadających kilka NIP-ów,

· w grupach kapitałowych,

· przy błędach w numerze NIP.

Dlatego przedsiębiorca musi faktycznie zerknąć na listę faktur w KSeF.

3) Brak papierowych dokumentów

To rewolucja w obiegu dokumentów — ale korzyści są ogromne:

· nic się nie gubi,

· wszystko jest dostępne w jednym miejscu,

· łatwiej planować płatności.

7. Czego NIE trzeba się bać?

To NIE jest problemem:

✔ brak programu sprzedażowego — Biuro udostępni rozwiązanie
✔ brak informatyka — wszystko możemy skonfigurować razem
✔ brak doświadczenia w obsłudze internetu — pomożemy nadać pełnomocnictwa osobom zaufanym (dzieci, wnuki, pracownicy)

8. Biuro już działa – nie zostaną Państwo sami

Równolegle prowadzimy analizy, aby:

· w pierwszej kolejności kontaktować się z firmami, które muszą wdrożyć KSeF najwcześniej,

· później pomagać firmom „kwietniowym”,

· wskazać przedsiębiorców, którzy na razie nie muszą nic robić.

To my będziemy nadawać tempo i pilnować terminów — Państwo nie musicie się martwić.

Podsumowanie

👉 Krok po kroku przeprowadzimy Państwa przez cały proces.

👉 KSeF to duża zmiana, ale nie powód do stresu.

👉 Wszystkie trudne rzeczy bierzemy na siebie — tam, gdzie to możliwe.

👉 A resztę wykonamy wspólnie.

👉 Planujemy wspólne spotkania na początku stycznia 2026 r.

Razem damy radę.

Prosimy kontaktować się z Biurem w razie jakichkolwiek pytań.