Urlop okolicznościowy to forma zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy ze względu na szczególne okoliczności życiowe. W wielu przypadkach wiąże się on z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Zasady udzielania urlopów okolicznościowych wynikają z Kodeksu pracy, rozporządzenia w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz z ustaw szczególnych (m.in. dotyczących publicznej służby krwi).

Wniosek o urlop okolicznościowy może być składany:

• w formie pisemnej (papierowej),
• elektronicznie – przez system HR, e-mail, a w praktyce także inną uzgodnioną formą komunikacji.

📌 Urlopy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia

Do najczęściej spotykanych zwolnień należą:

✔️ Opieka nad dzieckiem do 14 lat – 2 dni lub 16 godzin w roku
✔️ Badania lekarskie w czasie ciąży – zgodnie z zaleceniem lekarza
✔️ Obowiązkowe badania i szczepienia – wynikające z przepisów
✔️ Oddawanie krwi – w wymiarze określonym przez stację krwiodawstwa
✔️ Urlop z powodu siły wyższej – 2 dni lub 16 godzin rocznie w pilnych sprawach rodzinnych (wynagrodzenie w wysokości 50%)

📌 Urlopy bez prawa do wynagrodzenia

Przykładowo:

✔️ Urlop bezpłatny
✔️ Urlop opiekuńczy – do 5 dni w roku na opiekę nad członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym wymagającą wsparcia z poważnych względów medycznych

📌 Klasyczny urlop okolicznościowy (ślub, narodziny, pogrzeb)

Zgodnie z przepisami pracownikowi przysługuje:

2 dni – w razie:

• ślubu pracownika,
• urodzenia się jego dziecka,
• zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, rodziców, ojczyma lub macochy.

1 dzień – w razie:

• ślubu dziecka pracownika,
• zgonu i pogrzebu rodzeństwa, teściów, dziadków,
• zgonu innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

🔐 Ochrona danych osobowych – ważne przypomnienie

Przy udzielaniu urlopu okolicznościowego pracodawca powinien kierować się zasadami RODO.

Nie należy żądać od pracownika przekazywania do akt osobowych dokumentów zawierających szczegółowe dane osobowe jego bliskich.

Niedopuszczalne jest m.in. przechowywanie w aktach osobowych kopii:

• aktu zgonu członka rodziny,
• aktu urodzenia dziecka,

jeżeli dokumenty te zawierają dane wykraczające poza niezbędny zakres.

W praktyce wystarczające jest potwierdzenie okoliczności w zakresie niezbędnym do udzielenia zwolnienia.

📱 Wnioski w praktyce – nowoczesne rozwiązania

W systemach takich jak Comarch HRM wnioski o urlop okolicznościowy mogą być składane elektronicznie, co:

• upraszcza proces,
• przyspiesza akceptację,
• ogranicza obieg papierowych dokumentów,
• zapewnia przejrzystą ewidencję nieobecności.

To rozwiązanie szczególnie sprawdza się w firmach stawiających na uporządkowaną i cyfrową organizację pracy.

​

W przypadku zainteresowania implementacją HRM w Państwa firmie zapraszamy do kontaktu z działem kadr: kadry@para.biz.pl